domingo, 12 de febrero de 2023

Buenas prácticas en el correo electrónico

* Consúltalo sólo unas pocas veces a lo largo del día (4 ó 5)

* Escribe bien. Sé breve. Separa bien los párrafos

* Préstale atención al asunto: ayuda a tu destinatario a saber de un vistazo de que va el tema 

Modifica tú el asunto de las conversaciones recibidas 

¿Es el correo la mejor idea?

Aplica reglas y filtros que automaticen el procesado en la recepción 

Configura el gestor de correos para que retrase el correo unos minutos. Minimizarás errores

Organízalo adecuadamente. Carpetas y subcarpetas. Sé ordenado 

Vacía regularmente la BdE (Objetivo: Cero Inbox) 

Reduce tus cuentas de correo. Sé selectivo y anula las suscripciones que no te interesen 

Archiva lo justo. No guardes una copia de todo “por si acaso” 

Sustituye los adjuntos por enlaces, siempre que sea posible 

Utiliza entornos colaborativos (reducen el trasiego de correos) 

Sigue y marca directrices del uso del correo corporativo

Haz copias de seguridad. 

sábado, 11 de febrero de 2023

Cómo evitar la fatiga digital (el tecnoestrés)



El uso intensivo de las distintas plataformas agota. Reuniones, cursos, video conferencias... muchas personas expresan su cansancio. 

Además de su (¿desmesurada?) frecuencia, otra razón para que esto suceda es el hecho de que este canal requiere un mayor esfuerzo de concentración, lo cual supone un consumo extra de energía.   

Es verdad que estas reuniones virtuales  son necesarias en tiempos de  pandemia. También parece ser cierto que estas nuevas tecnologías no tienen vuelta atrás. Han venido para quedarse.

El reto al que nos enfrentamos es saber aprovechar todo su potencial gestionando adecuadamente su uso para minimizar los riesgos en nuestra salud. 

Una de las prácticas que ayuda es hablar más despacio y comprobar si el mensaje ha llegado de la forma adecuada. 

También es importante reconocer cuándo se está cansado para parar. Trabajar cuando uno está cansado es improductivo. Cuando notes que estás agotado, da un paseo (canal físico) o realiza una llamada telefónica importante (canal emocional).

Ten en cuenta los ritmos biológicos. Cada cierto tiempo, haz una pausa (utiliza la técnica Pomodoro, tiene mucho sentido).

¡Ah! Y no te olvides de celebrar los logros (pequeños o grandes) antes de ir a por la siguiente tarea. 

viernes, 10 de febrero de 2023

Cómo ser más ordenado


1. Define un sitio para cada cosa. Estos espacios se pueden etiquetar o rotular para luego ser más fácil de encontrar o recordar lo que se colocó allí. Lo que más te costará no será poner una cosa en ese lugar, sino, después volver a colocarlo cuando lo sacas. Utiliza cajas, frascos, carpetas y agrupa objetos.

2.  Ordena poco a poco: Si bien lo mejor sería tomarse todo un día del fin de semana para hacer “limpieza general” del hogar o media jornada laboral para organizar la oficina, si ya eres desordenado “nato” esto será una tarea muy tediosa y nunca la realizarás por completo. Lo mejor es ir ordenando por etapas. En el caso del hogar, empieza por la cocina, por ejemplo, y luego sigue por la sala, a la semana siguiente la habitación y algunos días después la cochera.

3. Establece una rutina del orden: Si te cuesta mucho mantener todo ordenado, entonces tómate un tiempo en la agenda semanal para organizar. Así crearás un hábito y cada vez te será menos engorroso acomodar y mantener el orden.

4.  Limpia apenas ensucies: El ejemplo más claro de esta recomendación es lo que ocurre en la cocina. Es la mejor manera de actuar para que luego no nos dé pereza hacerlo. Cuando estás cocinando y usas muchos elementos e ingredientes, todo parece un desastre, pero si vas lavando a medida que terminas de utilizar ciertos utensilios (que no volverás a necesitar), el ambiente ya parecerá más ordenado. Lo mismo en la oficina, apenas terminas de beber el café, ve a lavar la taza y tira los papeles de galletas en el cesto.

5.  Almacena lo que no utilizas: Casi siempre guardamos cosas “por si acaso”. Si eres de aquellos que les cuesta desprenderse de lo material o bien si te has mudado a un espacio más pequeño y tienes muchas cosas, puedes almacenar en los estantes superiores aquello que utilizarás pocas veces al año, como por ejemplo el árbol de Navidad o los recuerdos de la infancia de tus hijos.

6. No hagas “paradas intermedias”: Si tienes una casa muy grande o de dos plantas, es común que acumules cosas en la base de la escalera o en un punto “medio” entre donde estaba a donde va realmente. El problema reside en que luego no lo llevamos a donde corresponde y terminamos amontonando cosas en todos lados. Llévalos directamente a su sitio aunque te tome más tiempo subir las escaleras o caminar hacia el último ambiente de la casa.

7.  Aprovecha los archivadores: Esto es bueno para el trabajo, porque en las oficinas suele haber documentos sueltos todo el tiempo. En casa se puede hacer lo mismo con las facturas o las cuentas para pagar. Una carpeta donde puedas guardar todo es una buena idea, siempre rotulando para saber qué hay en su interior.

8.   Arma un plan de acción en equipo: Si en tu familia sois varias personas o trabajas con al menos una persona más, pueden organizarse de tal manera de ordenar y acomodar al unísono. Trata de que esta actividad no sea aburrida sobre todo si hay pequeños en la casa.